Meniu

Inlocuieste-te – Un ghid pentru delegarea volumului tau de munca

Pentru cei mai multi antreprenori, ambitia depaseste cu mult chiar si o zi de lucru supraomeneasca. Nu conteaza pe ce parte o intorci, o persoana nu poate face mai mult. Pentru a face mai mult, este nevoie nu doar de a munci foarte, foarte mult. Este nevoie de delegare.

Nicaieri in lume nu exista o copie de a ta, dar exista o multime de alti oameni. Asadar, pentru a depasi pragul de viteza a capacitatilor tale de munca, trebuie sa ii pui pe altii sa preia unele atributii ale tale. Aceasta perspectiva poate fi destul de descurajanta, pâna la urma cum ii gasesti pe acesti oameni? Cum sa ai incredere ca o sa indeplineasca sarcinile bine? Cum sa ii platesti? Ce se intâmpla daca ei nu se descurca?

De fapt, acest pas este atât de inspaimântator incât, de multe ori, pare mult mai usor sa continui sa iti faci munca singur. Eu personal de multe ori imi maschezi grijile cu pretexte care par destul de justificate, cum ar fi: „Numai eu am acele aptitudini extraordinare pentru a indeplini aceasta sarcina” sau „pâna invat pe cineva cum se face, la fel de bine pot sa o fac si singur!”

Dar am decoperit ca daca vrei sa cresti si sa te extinzi si sa realizezi tot ce ti-ai propus este nevoie sa faci compromisuri. Si de fapt, exista cineva care poate sa indeplineasca una sau mai multe sarcini pe care le faci tu, de multe ori chiar mai bine decât tine. Da, acea persoana are nevoie de instruire si de timp pentru asimilare, dar aproape fiecare sarcina se va repeta sau vor exista situatii similare si atunci vei fi recompensat. De-a lungul anilor, am acumulat experienta in angajarea de personal, atât angajati full-time, cât si colaboratori pe proiect. Deci am pus niste gânduri laolalta despre cum sa te faci inlocuit.

Stabileste care sunt punctele tale forte si incearca sa delegi celelalte responsabilitati (pentru inceput).

Pentru majoritatea antreprenorilor, o zi de munca implica o mare varietate de sarcini, unele dintre ele solicita aptitudinile tale de baza, iar unele le faci pentru ca nu ai de ales. Fa o lista cu sarcinile pe care le ai si sorteaza-le in functie de ce stii tu sa faci mai bine. Întreaba-te: daca ar fi sa angajez pe cineva pentru aceasta munca, m-as alege pe mine dintr-o multimede candidati? Exista sanse ca tu faci o multime de lucruri pe care altii ar putea sa le faca mult mai bine.

Este important ca atunci când faci acest exercitiu, sa nu te concentrezi pe anumite informatii particulare despre afacerea ta. Aceasta este o capcana. Da, tu poti fi singura persoana care a fost acolo din prima zi a afacerii tale si numai tu stii ce este in mintea ta, dar uita despre toate astea. Gândeste doar din perspectiva abilitatilor. Ce sarcini ti se potrivesc? Ce iti place?

Sarcinile care ti se potrivesc cel mai mult ar trebui sa le delegi in ultimul rând. Restul incearca sa le grupezi pe tipuri de activitati similare. Câteodata este nevoie de agilitate mentala pentru a grupa niste activitati, mai ales daca acestea nu sunt profesii propriu-zise. Am constatat ca la inceputul afacerii noastre, in general, am avut nevoie de oameni inteligenti care sa fie de folos intr-o multitudine de sarcini. De multe ori acele persoane erau cofondatorii afacerii mele care aveau bunavointa sa faca de toate, de la a oferi suport si a modera forum-uri, pâna la deschiderea conturilor bancare si intocmirea rapoartelor financiare. Cu timpul, atunci când bugetul si nevoile noastre au crescut, am putut angaja persoane specializate pentru acele activitati.

De exemplu, recent am descoperit o serie de posturi care necesita cunostinte juridice. Fie ca este vorba de citirea contractelor, sau de consultarea firmei de avocatura cu privire la marca comerciala, sau pur si simplu exprimarea opiniei asupra unei probleme ce tine de drepturi de autor. În prezent, majoritatea acestor sarcini sunt indeplinite de mine sau de alt personal din conducere. În firma noastra nu exista destula munca pentru un jurist (slava Domnului, pentru ca sunt foarte scumpi!), dar este destula munca pentru un angajat prin cumul cu cunostinte juridice. Si foarte important este ca o astfel de persoana, fara indoiala, ar munci mai bine, mai repede si mai eficient.

Fereste-te de falsele economii.

Un motiv general pentru a nu delega este ca pur si simplu nu iti permiti sa platesti pe altcineva. De multe ori firmele mici si cele noi sunt limitate in resurse, deci este evident sa faci totul singur. În general eu admir aceasta strategie, pe care cu siguranta am aplicat-o si eu in afacerile mele, dar trebuie sa tii minte ca facând totul de unul singur poti cadea in capcane.

Show-ul meu preferat de televiziune este unul englez care se numeste „Property Ladder” care urmareste proiecte mari de dezvoltare conduse de dezvoltatori imobiliari. De multe ori aceste afaceri sunt la inceput, implicit cu buget limitat. Cea mai utilizata metoda de a economisi bani pe care o aleg acesti oameni este sa se ocupe personal de gestionarea proiectului de dezvoltare. În jumatate din cazuri ei de fapt pierd bani pentru ca nu stiu de fapt ce fac. Chiar si cu cele mai bune intentii si cu multa munca, uneori, ei pur si simplu fac lucrurile mai incet sau accidental le fac in ordinea gresita. Când te uiti la recapitulare la sfârsitul show-ului realizezi ca lucrurile ar fi decurs mai bine daca pur si simplu angajau un profesionist.

O alta falsa economie poate sa apara din folosirea necorespunzatoare a timpului tau. Întreaba-te: Ce as putea realiza daca mi-as elibera câteva ore? La ce sarcini as fi cel mai eficient? În multe etape a dezvoltarii lui „Envato” ma pomeneam ca fac unele lucruri pentru care puteam gasi pe cineva sa le faca, in acelasi timp lasând la o parte sarcinile pe care nimeni altcineva nu le putea face. Aceasta este ca atunci când folosesti un tanc pentru a trasporta soldatii pe câmpul de lupta, in loc sa il folosesti la ceea ce este eficient – sa arunce lucruri in aer pe linia de front!

Solutia este sa gestionezi eficient toate resursele tale, inclusiv timpul SI banii. Câteodata aceasta presupune sa faci chiar tu unele lucruri, dar câteodata aceasta presupune delegare.

Obtine mentalitatea de delegare.

Când esti foarte ocupat este extrem de dificil sa te gândesti sa angajezi pe cineva. Acest lucru devine de doua ori mai dificil atunci când ai acumulat foarte multa experienta in anumite situatii particulare si o persoana noua ar avea nevoie de instruire. Pentru a depasi aceasta dificultate trebuie sa gândesti in maniera de delegare.

Pentru inceput, nu te atasa de anumite activitati. Suna aiurea, dar multe persoane doresc sa fie apreciate pentru ceea ce fac. Presedintele Harry S. Truman a spus odata: "Este uimitor ce poti realiza, daca nu iti pasa cine va fi apreciat pentru aceasta". Poate fi greu sa renunti la niste activitati importante si distractive, dar in final acest lucru te va ajuta sa faci mai mult in ansamblu.

În al doilea rând este important sa te pregatesti pentru un volum mai mare de munca pe care il implica delegarea in fazele initiale. Cautarea si instruirea personalului necesita mult timp, dar pentru o perioada scurta de timp. Dupa care, dintr-o data vei avea mai mult timp liber pentru ca te-ai eliberat de unele responsabilitati. Trebuie doar sa te pregatesti pentru o explozie a volumului de munca pentru o perioada scurta de timp si sa astepti sa treaca.

Gaseste oameni … oriunde!

Am fost intrebat de nenumarate ori unde ii gasim pe acei oameni minunati care lucreaza la Envato. Raspunsul este: oriunde si peste tot. Aici sunt patru surse principale:

  • Site-uri pentru liber-profesionisti – De multe ori am delegat sarcini liber-profesionistilor si contractorilor. Exista o multime de site-uri unde poti posta oferte de munca pentru freelanseri, dar cel mai bun este FreelanceSwitch’s Job Board unde poti posta gratuit si care din coincidenta este condus de Envato. Sunt foarte mândru sa spun ca un mare numar de freelanceri i-am gasit acolo! Bineinteles, tu poti incerca si alte site-uri, cum ar fi Elance si oDesk.

  • Din baza ta de date – acesta nu se potriveste tuturor afacerilor, dar in cazul lui Envato noi am gasit foarte multi oameni din comunitatea companiei noastre. Majoritatea redactorilor de Tuts au fost cititori si / sau scriitori pentru site-uri, toti analistii pietelor noastre sunt vânzatori in primul rând, in mod similar cu moderatorii, administratorii de site-ul, si o multime de alte pozitii. De fapt, utilizatorii site-urilor noastre sunt avantajati atunci când angajam pentru ca ei nu trebuie sa invete despre cultura, produs si companie de la zero.

  • Site-uri de recrutare – Recent am angajat câteva persoane full-time pentru biroul nostru din Melbourne. Pentru aceasta am postat oferte de munca pe Seek, care este cel mai mare site de recrutare din Australia. Fiecare tara are un astfel de site si este important ca anuntul sa fie orientat catre piata. Odata am postat un anunt de angajare pentru un programator pe site-ul de recrutare 37Signals si nu am gasit nici un candidat. S-a dovedit ca programatorii australieni nu acorda prea multa atentie acestui site.

  • Oamenii pe care ii cunosti – De când a fost infiintat Envato noi am angajat persoane pe care le cunoastem. De multe ori au fost prieteni sau rude, iar dupa ce am crescut, au inceput sa fie persoane care au lucrat cu angajatii nostri la locuri de munca anterioare. Cunoscând pe cineva sau având o recomandare personala, poti stabili mai usor cât de bine se potriveste o persoana pentru locul de munca dat, dar trebuie sa tii minte ca tu trebuie sa alegi persoana potrivita pentru acea munca, nu pe cineva care intâmplator este disponibil.

La sfârsitul zilei vei putea gasi oameni de aproape oriunde. Doar tine ochii deschisi si asigura-te ca oamenii stiu ca esti in cautare – fie prin postarea de oferte de munca, fie prin discutii cu prietenii.

Informarea si instruirea sunt cruciale.

Din pacate, doar sa angajezi pe cineva nu este de ajuns. Contractantul tau, angajatul sau partenerul trebuie sa fie pe deplin informat sau instruit asupra a ceea ce are de facut. Acesta este un pas crucial peste care e foarte usor sa i-l omiti in speranta desarta ca „i-si vor da ei singuri seama”.

Desi nu este o idee rea sa pui oamenii in situatii dificile, dar trebuie sa te asiguri ca ei au totul de ce au nevoie pentru a munci. De aceea este nevoie de timp pentru instruirea si formarea corespunzatoare a acelei persoane. Însa incercarea de a economisi din aceste costuri implica riscuri foarte mari si de obicei rezultatele nu sunt cele mai favorabile. Într-o serie de situatii am pus pe cineva semiinformat sau neinstruit pe deplin sa indeplineasca o sarcina si intr-un fel sau altul, intotdeauna am platit pretul.

Indiferent daca informezi sau instruiesti, alege o abordare foarte detaliata. Imagineaza-te pe tine in situtia lor, dar cu zero cunostinte despre locul de munca. Gândeste-te la toate informatiile de care ar putea avea nevoie angajatii tai si documenteaza-le. O sinteza completa, specifica si bine documentata va salva foarte mult timp in viitor, ii va permite angajatului tau sa isi indeplineasca sarcinile si va asigura si va inlesni tranzitia muncii tale.

Nu controla totul!

Nu trebuie in nici un caz sa incerci sa controlezi in detaliu munca altei persoane. Este foarte descurajant pentru cealalta persoana si este inutil pentru ca exista doua persoane care efectiv fac unul si acelasi lucru.

Exista doua motive din care tu ai putea sa incerci sa controlezi o persoana. Primul motiv este ca nu te poti desparti de acea activitate asa ca te-ai hotarât sa o verifici tot timpul, sa o dirijezi si supraveghezi in totalitate. Exista o singura solutie pentru acest scenariu – renunta. Nu exista o a doua cale, chiar trebuie sa renunti la acea activitate. Stabileste verificari la intervale de timp suficient de lungi incât persoana respectiva sa aiba timp sa munceasca si sa obtina rezultate. Asta inseamna ca vei supraveghea in continuare acea activitate, dar o vei face de la o distanta masurata. Atunci când faci verificarile, concentreaza-te pe rezultate, nu pe modul in care acestea au fost obtinute. Daca rezultatele sunt satisfacatoare, atunci te poti relaxa, daca nu, atunci citeste al doilea scenariu…

Ai angajat persoana gresita. Ai facut greseala sa angajezi pe cineva incapabil sa munceasca eficient. O stii si incepi sa controlezi acea persoana in incercarea de a compensa. Îmi pare rau, dar asta nu va functiona. Trebuie sa iti faci curaj, sa scapi de acea persoana si sa o iei de la capat. Vestea buna este ca acest proces este atât de dureros, incât data viitoare vei alege candidatii cu mai multa atentie!

Tine minte, nu exista nici o situatie buna care sa implice controlul in detaliu. Daca esti pregatit pentru delegarea sarcinilor tale, trebuie sa o faci si apoi sa te retragi ca sa te poti bucura de beneficii. Daca nu esti pregatit pentru delegare este de inteles, dar nu te preface ca ai delegat si apoi sa controlezi toate activitatile. Acest lucru pur si simplu te va costa bani si nu iti va economisi timpul.

Trebuie sa stabilesti asteptarile tale, sa ceri responsabilitate si sa oferi feedback.

Fie ca este vorba de un freelanser sau de un angajat al firmei, este foarte important sa setezi parametrii de munca si sa incadrezi angajatul in acei parametri. Aceasta presupune informarea si instruirea pe care le-am mentionat mai devreme, dar si specificarea modului in care va fi evaluata performanta, ce rezultat este bun, ce rezultat este rau si cât de des vei oferi feedback-ul. De asemenea, asta presupune ca tu sa urmaresti si sa apreciezi evolutia acelei persoane.

Daca nu setezi asteptari si nu oferi feedback, lasi lucrurile in voia sortii. Nimanui nu-i place sa lucreze in zadar. Fara asteptari si feedback, angajatii tai nu vor putea spune ce au vrut sa faca, chiar daca o fac si o fac bine.

Sper ca aceste sapte sfaturi te vor ajuta in misiunea ta de a delega si a inlatura o parte din activitatile tale. Chiar si dupa toti acei oameni pe care i-am angajat, eu inca invat despre acest proces. Din fericire, e destul de amuzant si atunci când te uiti inapoi si vezi ce a fost realizat fara ca tu sa muncesti efectiv, te cuprinde un sentiment extraordinar.

Dupa ce am scris acest articol lung despre cum si de ce ar trebui sa te faci inlocuit, voi termina cu o poveste moralizatoare. În cartea sa „Povestiri despre Facebook, YouTube si MySpace”, autorul Sarah Lacy relateaza povestea lui Jay Adelson cel care a infiintat compania Equinix in timpul boom-ului dot-com. Lacy scrie:

„Ca antreprenori incepatori, Jay a facut greseala de a pierde controlul. În jurul anului 2000, el inca mai era actionar majoritar la Equinix, dar a renuntat la scaunul sau in favoarea proaspatului director executiv „crescut” de companie, Peter Van Camp. Cu toate ca Jay si-a pastrat titlul de cofondator si de director al departamentului tehnologic, influenta sa a scazut considerabil – el nici macar nu raspundea direct in fata lui Van Camp.”

Mai târziu, când lucrurile au mers foarte prost si Adelson era in imposibilitatea de a influenta cursul evenimentelor, a fost dat afara din compania pe care a creat-o. În timp ce compania exista si acum si valoreaza aproximativ 2 miliarde dolari, Adelson printr-o serie de evenimente nefericite, a pierdut totul. Deci, delegarea si renuntarea la unele activitati sunt foarte importante, in acelasi timp nu vrei sa fii exclus din propria afacere pe care ai demarat-o! Cu toate acestea, povestea are un final fericit pentru ca la un moment dat, la Equinix, Adelson a intâlnit un tânar si inflacarat inginer pe nume Kevin Rose. Rose si Adelson au devenit foarte repede prieteni si cofondatori a unui mic site pe nume Digg. Yay!

Author: Collis Ta'eed
Noiembrie 2009
Traducere, originalul

John Doe

Articole publicate de la contributori ce nu detin un cont pe gnulinux.ro. Continutul este verificat sumar, iar raspunderea apartine contributorilor.
  • | 340 articole

Nici un comentariu inca. Fii primul!
  • powered by Verysign